§1. Formål med reglementet er:
- Å gi hovedretninger for de politiske organers arbeid.
- Å gi like retningslinjer for alle sentrale kommunale organer.
- Innenfor noen formelle rammer, åpne for fleksibilitet i organers arbeidsform.
- Å gi oversikt over de viktigste plikter og rettigheter for folkevalgte.
- Å legge grunnlag for vitalisering av politisk arbeid.
§ 2. Sekretærbistand til utvalg:
Kommunens administrasjon har ansvar for å tilrettelegge og gjennomføre saksforberedelser for politiske komiteer og utvalg. Sekretærfunksjonene vil bli ivaretatt av det politiske sekretariatet der ikke noe annet er bestemt.
§3. Innkalling og saksliste:
Det er lederen av det respektive organ som setter opp saksliste for det enkelte møtet.
Innkalling med saksliste og saksdokument skal sendes med 1 ukes varsel – kst. 8 dagers varsel. Sakslisten med sakspapirer skal sendes alle faste medlemmer, 1. og 2.varamedlem, ordfører, , medlemmer i kontrollutvalget, rådmannen og lokalpressen.
§ 4. Saksforberedelser og saksdokument:
Rådmannen har ansvar for at saker som skal behandles i folkevalgte organer er forsvarlig utredet. Saksfremleggene skal være korte og oversiktlige, omfatte hoved-
problemstillinger, alternative løsninger og administrasjonens vurderinger.
Vedlegg tas med kun i den utstrekning som er helt nødvendig.
§ 5. Forfall – innhabilitet – vararepresentanter:
En politisk representant som ikke kan møte på grunn av lovlig forfall, skal så tidlig som mulig melde dette med forfallsgrunn til politisk sekretariat. Politisk sekretariat kaller straks inn vararepresentant.
En representant skal i god tid ta opp habilitetsspørsmål med organets leder, som kan innkalle vararepresentant. Organet selv avgjør spørsmålet om habilitet.
§ 6 Møteprinsippet. Møtebok
Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter.
Når en sak skal avgjøres av annet organ enn kommunestyret, kan lederen for organet beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller ved skriftlig saksbehandling. Dette kan likevel bare gjøres når det er påkrevd å få avgjort saken før neste møte, og det enten ikke er tid til å kalle sammen til ekstraordinært møte, eller saken ikke er så viktig at dette må anses nødvendig.
Departementet kan gi nærmere regler om adgang til å treffe vedtak på grunnlag av fjernmøte eller skriftlig saksbehandling.
Det skal føres møtebok over forhandlingene i alle folkevalgte organer. Kommunestyret fastsetter selv nærmere regler om føring av møtebok.
Dersom det treffes avgjørelse om at et møte skal holdes for lukkede dører, skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå. Det samme gjelder for avgjørelse om at et medlem av organet er inhabilt.
§7. Møteoffentlighet:
Alle møter i politiske organer holdes for åpne dører.
Unntak for dette er når behandling i lukket møte følger av lovbestemt taushetsplikt eller av hensyn til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier det samme jfr. Kl. § 31.3.
§ 8. Høringer:
De politiske organer kan beslutte å gjennomføre høringer i forbindelse med behandlingen av konkrete saker eller belyse ulike saksforhold. Høringer (temamøter, allmannamøter og begrensede høringer) er i utgangspunktet åpne.
Høringene ledes av organets leder som har ansvaret for forberedelsen og gjennomføringen i samråd med sitt organ. Det kan inviteres eller engasjeres innledere til høringene. Det fattes ingen beslutninger. Det føres et kort og oppsummerende referat fra høringene.
§ 9. Lovlighetskontroll:
Tre eller flere medlemmer av kommunestyret kan sammen bringe en avgjørelse truffet av folkevalgt organ eller administrasjonen inn for Kommunal- og arbeidsdepartementet til lovlighetskontroll, jfr. KL. § 59.
Tidsfristen for krav om lovlighetskontroll er 3 uker fra vedtaket blir fattet.
§ 10. Folkevalgtes dokumentinnsyn.
Det henviser til innsynsreglement vedtatt i kst.25.09.2000 under kst.sak 075/2000.
Ordfører har en selvstendig rett til innsyn i alle kommunens dokumenter.
Kommunestyret kan treffe vedtak om å få innsyn i dokumenter for hele den kommunale forvaltning. Formannskapet kan treffe tilsvarende vedtak for sitt arbeids- og ansvarsområde. Dette gjelder også innsyn i saksdokumenter som inneholder taushetsbelagte opplysninger når det er klart behov for dette ved behandlingen av en konkret sak i vedkommende organ jfr. Fvl. § 13b nr.2 og 4.
Kontrollutvalget har selvstendig innsyn i henhold til § 6 i egen forskrift for kontrollutvalg.
Henvendelser om dokumentinnsyn etter dette punkt, skal rettes til leder av det forvaltningsorgan som behandler saken, dvs. rådmann eller virksomhetsleder.
§ 11. Omgjøringsrett:
Et overordnet organ eller administrativ leder kan av eget tiltak omgjøre et underordnet organs eller medarbeiders vedtak. Leder av det overordnede organ eller overordnet administrativ leder kan bestemme at iverksetting av vedtak skal utsettes inntil endelig vedtak er fattet.
En eventuell omgjøring må ta hensyn til Fvl. § 35.
§ 12. Avgjørelser som krever samordning:
Delegert myndighet skal ikke brukes slik at avgjørelsen får konsekvenser ut over eget arbeids- og ansvarsområde. I slike tilfeller kreves enighet mellom de ulike involverte organer eller administrative virksomheter. Oppnås ikke enighet skal saken bringes inn for rådmann eller overordnet organ.
§ 13. Mindretallsanke:
I saker der et politisk organ har fått delegert avgjørelsesmyndighet, kan minst 1/3 av medlemmene, ordføreren eller rådmannen før møtets slutt kreve saken lagt frem for overordnet organ.
§ 14. Ordinær klagerett:
Alle enkeltvedtak (jfr. Fvl. § 2) kan påklages av en part eller annen med rettslig klageinteresse. Alle enkeltvedtak, truffet etter delegert myndighet fra kommunestyret, går til kommunens klagenemnd som er formannskapet.
Gis klager fullt ut medhold ved klagebehandlingen, stoppes saken der.
Dette punktet berører ikke klageadgangen til Fylkesmannen etter særlovgivningen.
Unntak:
Saker etter jordloven, konsesjonsloven og odelsloven fremmes for NEMI før evt. videresendelse til fylkesmannen for klagebehandling.
§ 15. Dokumentasjon og rapportering av delegerte beslutninger:
Alle delegerte saker behandles etter forvaltningsloven.
Alle vedtak skal dokumenteres og journalføres i kommunens arkivsystem.
Delegerte saker refereres i kommunestyret.
Unntatt delegerte saker som er personrelatert og/eller unntatt offentlighet.
Overordnede administrative ledd, vedkommende utvalg, revisjon, kontrollutvalget eller kommunestyret kan når det måtte ønske det be om å få oversikt over alle vedtak eller et utvalg av dem.