Arbeidsgruppe: HR/Lønn

Nå-situasjonen (desember 2022):

ÅSNES

Antall årsverk: 4,8

Arbeidsoppgaver HR:

• Arbeid knyttet til oppgaver for å rekruttere, utvikle og beholde medarbeidere. Støtte og rådgivning. I tillegg er et overordnet ansvar for HMS lagt til HR-leder. HR-konsulent er også involvert i oppgaver knyttet til valg.
• Veiledning/rådgivning/opplæring i HR-oppgaver til enhetsledere/virksomhetsledere, avdelingsleder, merkantile og kolleger i avdelingen.
• Veiledning/rådgivning/opplæring i HR-oppgaver til enhetsledere/virksomhetsledere, avdelingsleder, merkantile og kolleger i avdelingen.
• Rutiner, reglement, informasjon og beskrivelser innen HR-området
• Opplæringsplan, koordinering og saksbehandling
• Tilskudd- og refusjonsordninger (lærlinger og tillitsvalgte)
• Saksforberedelser/sekretær
• Forhandlingsutvalg
• Partssammensatt utvalg
• Stillings- og rekrutteringsutvalget
• Omstilling, endring, omplassering, oppsigelser
• Lærlinger
• Koordinering/utlysing stillinger
• Pensjoner (SPK og KLP)
• Personalforsikringer 
• AKAN
• HMS – ansvarlig på systemnivå (Hoved-AMU, avvik, BHT ++)
• Representant i strategisk ledergruppe
• Systemansvar for kommunens internkontroll og kvalitetssystem Compilo
• Utviklingsprosjekter – eks. KINS, 10-faktor, lederplattform, sykefraværs kultursommerjobb etc.
• Retningslinjer – oppdateringer, utvikle nye
• Temamøter for ledere
• Temalunsjer
• Stabsmøter (koordinering av stabens aktiviteter) og felles stabsmøter
• Jubilantarrangement 

Arbeidsoppgaver Lønn:

• Løpende ansvar for lønnsutbetalinger, refusjonskrav og reiseregninger med mer i kommunen.  I Åsnes har avdelingen ansvar for utlønning til ca .1200 lønnsmottakere i Åsnes kommune den 20. i hver måned. 
• organisere og utvikle lønningskontoret
• gi råd og veiledning i bruk av avtaler og regelverk på området
• sikre oppdatert systemstøtte som møter de til enhver tid gjeldende myndighetskrav, samt å bidra til effektiv og riktig bruk av ny teknologi
• stor grad av løpende oppgaver innen lønn
• lønn, godtgjørelser og refusjoner (sykelønn)
• skattetrekk, arbeidsgiveravgift og andre pålagte trekk rapporteres og avstemmes innen frister
• reiseregninger
• statistikker og rapporteringer
• opplæring
• utviklingsarbeid herunder innføring av web-løsninger 
• årsoppgjør
• Redaksjonsansvarlig HR- Hjemmeside og Intranett
• Deltagelse i regionens Lønns-nettverk

VÅLER

Antall årsverk 2,6

Arbeidsoppgaver HR:

• Arbeid knyttet til oppgaver for å rekruttere, utvikle og beholde medarbeidere. Støtte og rådgivning. I tillegg er et overordnet ansvar for HMS lagt til HR-leder. HR-konsulent er også involvert i oppgaver knyttet til valg.
• Veiledning/rådgivning/opplæring i HR-oppgaver til enhetsledere/virksomhetsledere, avdelingsleder, merkantile og kolleger i avdelingen.
• Veiledning/rådgivning/opplæring i HR-oppgaver til enhetsledere/virksomhetsledere, avdelingsleder, merkantile og kolleger i avdelingen.
• Rutiner, reglement, informasjon og beskrivelser innen HR-området
• Opplæringsplan, koordinering og saksbehandling
• Tilskudd- og refusjonsordninger (lærlinger og tillitsvalgte)
• Saksforberedelser/sekretær
• Forhandlingsutvalg
• Partssammensatt utvalg
• Stillings- og rekrutteringsutvalget
• Omstilling, endring, omplassering, oppsigelser
• Lærlinger
• Koordinering/utlysing stillinger
• Pensjoner (SPK og KLP)
• Personalforsikringer 
• AKAN
• HMS – ansvarlig på systemnivå (Hoved-AMU, avvik, BHT ++)
• Representant i strategisk ledergruppe
• Systemansvar for kommunens internkontroll og kvalitetssystem Compilo
• Utviklingsprosjekter – eks. KINS, 10-faktor, lederplattform, sykefraværs kultursommerjobb etc.
• Retningslinjer – oppdateringer, utvikle nye
• Temamøter for ledere
• Temalunsjer
• Stabsmøter (koordinering av stabens aktiviteter) og felles stabsmøter
• Jubilantarrangement 

Arbeidsoppgaver lønn:

• løpende ansvar for lønnsutbetalinger, refusjonskrav og reiseregninger med mer i kommunen.  I Våler har avdelingen ansvar for utlønning til ca. 800 lønnsmottakere i Våler kommune den 12. i hver måned.
• organisere og utvikle lønningskontoret
• gi råd og veiledning i bruk av avtaler og regelverk på området
• sikre oppdatert systemstøtte som møter de til enhver tid gjeldende myndighetskrav, samt å bidra til effektiv og riktig bruk av ny teknologi
• stor grad av løpende oppgaver innen lønn
• lønn, godtgjørelser og refusjoner (sykelønn)
• skattetrekk, arbeidsgiveravgift og andre pålagte trekk rapporteres og avstemmes innen frister
• reiseregninger
• statistikker og rapporteringer
• opplæring
• utviklingsarbeid herunder innføring av web-løsninger 
• årsoppgjør
• redaksjonsansvarlig HR - Hjemmeside og Intranett
• deltagelse i regionens lønnsnettverk

VURDERINGER AV SAMARBEID:

Arbeidsgruppe HR/Lønn 

Arbeidsgruppeleder: Jacob Vik

• Arbeidsgruppen har diskutert saken nøye og klarer ikke å finne noen klare faglige argumenter for at den ene eller den andre kommunen skal være vertskommune for kontoret. De ansatte ønsker naturligvis på individnivå å beholde sitt nåværende arbeidsted. Men alle er omforent om at dette ikke burde være med å bestemme grunnlaget for hvilken kommune som skal være vertskommune.

• Arbeidsgruppen er tydelige på at dersom økonomisamarbeidet ikke var låst til Grue (jmf. tidligere politiske vedtak), ville det vært gode faglige grunner til at man burde forsøke å samkjøre lokaliseringen av disse tjenestene.  Men all den tid vedtakene og forutsetningene for samarbeid er slik de er, kan ikke arbeidsgruppen komme med noe velbegrunnet syn på lokalisering og hvilken kommune som skal være vertskommune.

• Legges kontoret til Åsnes, må deres personalarkiv digitaliseres, slik at det vil være mulig for vertskommunen å navigere og oppdatere info i dette raskt.

• Økonomi-avdelingen i Åsnes har tidligere anslått at de bidrar med arbeidsoppgaver tilsvarende 30% stilling inn mot lønnsarbeidet i Åsnes. Denne stillingsprosenten må inkluderes i overføringen til et samarbeidskontor, da økonomi har vært tydelige på at de ikke lenger kan bidra med disse oppgavene.

• Alle ansatte må få datamaskiner som gjør det mulig å jobbe på flere systemer og flytte rundt ved behov. Mange av de ansatte arbeider i dag utelukkende på tynnklienter/nettverksteminaler.

• Team Viewer må være tilgjengelig for bruk av de ansatte i avdelingen slik at de har anledning til å drive med veiledning og opplæring av ledere og ansatte i begge kommunene over web. 

• Ønske om oppgradering slik at begge kommuner får samme systemer og tilsvarende rutiner der det er mulig. Det er vanskelig å estimere eksakt hva dette vil koste, men det må arbeides med dette videre:
  • Visma Tid
  • Personalmeldinger (Modul i HRM)
  • Sikre likest mulig oppsett av kontoplan. På denne måten blir det enklere å kunne overlappe hverandre og arbeide på tvers av kommunene.
  • De ansatte arbeider med mye dokumentasjon og store datamengder i forbindelse med kjøring av lønn, og de er tydelige på at de ønsker seg faste kontorplasser i cellekontor slik at de har mulighet til håndtere eksempelvis store bilagsmengder uten at dette må pakkes opp og ned daglig i et åpent landskap.