- Håndtere papirpost
- Betjene epost-mottak
- Journalføring
- Budtjeneste
- Innsynsbestillinger
- Brukerstøtte
- Opplæring og oppfølging
- Maler
- Rådgiving
- Ordning av papirarkiver
- Oppfølging av fagsystemer
ÅSNES
Antall årsverk: 2
Arbeidsoppgaver:
- Håndtere papirpost
- Betjene e-postmottak
- Journalføring
- Budtjeneste
- Innsynsbestillinger
- Brukerstøtte
- Opplæring og oppfølging
- Maler
- Rådgivning
- Ordning av papirarkiver
- Oppfølging av fagsystemer
- Arkivplan
VÅLER
Antall årsverk: 2
Arbeidsoppgaver:
- Håndtere papirpost
- Betjene e-postmottak
- Journalføring
- Budtjeneste
- Innsynsbestillinger
- Brukerstøtte
- Opplæring og oppfølging
- Maler
- Rådgivning
- Ordning av papirarkiver
- Oppfølging av fagsystemer
- Arkivplan med alle tilhørende dokumenter skal gjennomgås og revideres årlig
Fremtidig felles dokumentsenter for Solør
Gevinster
- Etablere et fagmiljø, dele kompetanse
- Økt kvalitet
- Lette rekrutteringsarbeidet ved å kunne tilby en mer attraktiv arbeidsplass
- Redusere sårbarheten
- Felles rutiner effektiviserer arbeidet både for dokumentsenteret og saksbehandlere
Forutsetninger
En vellykket realisering av et samarbeid er avhengig av felles og like IKT-løsninger. At alle kommunene blir medlemmer av HIKT vil gjøre gjennomføring av samarbeidet mye enklere, selv om det ikke er en absolutt forutsetning. Like versjoner av sak-/arkivsystemet er en absolutt forutsetning.
Realisering av samarbeid vil skje i flere faser. Oppstart av samarbeidet vil kreve et skarpt skille i alle arkivdeler, hvor alt må være «på plass». Det må i tiden før gjøres en stor jobb med kartlegging av arbeidsprosesser og gjennomgang av eksisterende rutiner.
Det må settes av tid og ressurser til å utarbeide felles rutiner for alle kommunene. Dette vil være en forutsetning for å kunne realisere de mål og gevinster som er satt for samarbeidet. Felles rutiner for Solør-kommunene vil også medføre endringer i rutiner hos saksbehandlere.
Bemanning
En fagleder og fire arkivmedarbeidere. Omtrent samme ressurser som i dag. Dokumentsenteret overtar arkivoppgaver som i dag blir andre steder. Blant annet føring av inngående post. Frigjører ressurser andre steder i organisasjonene.
Lokasjon
Åsnes kommune foreslås som vertskommune for samarbeidet. Det skal være fleksibilitet med tanke på arbeidssted. Det skal være mulig med både hjemmekontor og annen kommune som arbeidssted.
Bærekraft
Dokumentsenteret skal være en pådriver for digitalisering og bidra til reduksjon i forbruk.